Supongamos que ha llegado el momento en que necesitas crear una nueva web o rediseñar la actual. Eso siempre es una muy buena señal, porque estás a punto de empezar un fantástico nuevo proyecto, ¿no? Sin embargo, diseñar correctamente una web no es sencillo. ¿Por dónde empiezas?
Si buscas por Internet, encontrarás muchísimas preguntas que deberías empezar a formularte, como por ejemplo:
- ¿Cuál es el propósito de mi web? ¿La utilizaré como herramienta de márketing? ¿Se usará como fuente de información? ¿A quién va dirigida? ¿Mis clientes actuales, potenciales clientes, empleados u otras personas?
- ¿Quién tendrá la última palabra sobre el aspecto y funcionamiento de la misma? ¿Me gustaría que fuera muy impactante visualmente? ¿Cómo se van tomar las decisiones durante el desarrollo?
- ¿Quién va a pagarlo y de qué presupuesto estamos hablando?
- ¿Contendrá algún tipo de publicidad?
- ¿Quién se encargará de actualizar el contenido y con qué frecuencia? ¿Habrá una sección de noticias? ¿Y de eventos? ¿La información publicada será permanente o tendrá fecha de caducidad?
- ¿Qué experiencia tengo o tiene mi equipo en creación, desarrollo y mantenimiento de webs?
Está claro que todas ellas son importantísimas. Y, de hecho, seguramente podríamos encontrar muchas más… pero buscar preguntas y responderlas de cualquier forma no parece la mejor forma de definir qué queremos hacer.
En la entrada de hoy te voy a explicar cómo escribir una solicitud de propuesta (Request For Proposal, RFP en inglés) de la creación o rediseño de tu web, la cual te ayudará a organizar y planificar el trabajo, independientemente de que vayas a crear tú mismo tu propia web o vayas a externalizar su desarrollo.
Solicitud de propuesta de creación o rediseño de web
La solicitud de propuesta de creación o rediseño de una web no es más que una descripción de la web que se quiere crear. Por este motivo, insisto, aunque vayas tú mismo a crearte tu web, de la misma forma que no empiezas a construir una casa sin haber hecho los planos, no empieces a implementar una web sin haber definido primero tus requisitos.
¿Cómo tiene que ser esta descripción? A continuación tienes nuestra propuesta informal y no completa que pretende ser orientativa y pragmática y, espero te pueda ser de ayuda.
Estructura y contenido de la solicitud de propuesta
- Introducción – Breve descripción de tu proyecto: esta sección, aparte de los datos básicos de la empresa y de contacto, debe incluir toda aquella información necesaria para que una agencia pueda decidir si el proyecto merece la pena, si pueden hacerse cargo de él y, por consiguiente, si deben leer el resto del documento o, por el contrario, lo pueden desechar directamente. Básicamente debería incluir:
- el logo de la empresa,
- el nombre de la empresa,
- el nombre de la persona de contacto,
- la fecha,
- el título del proyecto,
- un párrafo describiendo el proyecto, y
- un índice del resto del documento.
- Ámbito del proyecto: esta sección ha de describir con más detalle qué servicios se quieren contratar. Por supuesto, dependiendo de los servicios que se quieran, el resto del documento tendrá que estar acorde con lo que solicite. Cuando hablamos de la creación de una web podemos estar considerando:
- Solicitud de los servicios:
- Gestión del proyecto
- Estrategia de contenidos
- Redacción
- Ilustración
- Diseño de la información
- Diseño visual
- Optimización del SEO
- Codificación front-end (HTML/CSS, animaciones)
- Codificación back-end (integración con CMS, APIs de terceros)
- Desarrollo de un software o app a medida
- Optimización en dispositivos móviles
- Testeo y garantía de calidad
- Búsqueda de publicidad pagada
- Formación
- Analítica web
- Soporte y mantenimiento
- Requisitos han de incluirse en la respuesta. Si especificas una lista clara de los puntos que quieres que detallen y concreten te facilitará la comparación entre alternativas.
- Fechas límite. Cuál es la fecha límite de entrega de respuesta, cuándo les informarás de qué agencia ha sido seleccionada e incluso cuándo esperas que se lance la web.
- Solicitud de los servicios:
- Breve descripción de tu empresa: un par de párrafos deberían ser más que suficientes (no se trata de explicar toda la historia de tu empresa) para explicar quiénes sois y qué servicios ofrecéis. Podría incluir los siguientes puntos:
- cuándo se fundó,
- una descripción rápida de la empresa en 5 o 10 palabras (por ejemplo, joven, emprendedora, basada en tecnología, etc.)
- los productos o servicios que ofrecéis,
- el tamaño de la compañía, incluyendo, por ejemplo el número de empleados y la facturación anual, y
- si sois una empresa internacional, multi-idioma, en qué países trabajáis, cuántos y qué idiomas usáis en vuestro día a día.
- Tu audiencia: en esta sección describes quién va a ser la audiencia de tu web. Esta información es (o debería ser) crítica para los diseñadores y desarrolladores de webs, ya que el tipo de audiencia determina tanto la estética como cada una de las funcionalidades de la web. Intenta que los siguientes aspectos sobre tu audiencia queden claros:
- ¿Cuál es tu publico objetivo de la nueva? Deberías indicar si es distinto al de tu antigua o actual web e indicar información demográfica de tu público: niños, adultos, clase socio-económica, nivel de ingresos y/o estudios, localización, etc.
- ¿Cómo accederá tu audiencia a tu web? Ordenador, móvil, tablets…
- ¿Con qué frecuencia accederán?
- ¿Cuáles son sus principales intereses y por qué visitarán tu web?
- Objetivos de tu nueva web: esta sección identifica el principal objetivo de tu web y todos los otros objetivos secundarios y terciarios (o microobjetivos). Una web con el objetivo de incrementar el número de clientes potenciales (leads) será y funcionará de forma distinta a una cuyo principal objetivo es educar a inversores. Debería incluir:
- Objetivo principal de la web (ver algunos ejemplos más adelante)
- Objetivos secundarios de la web
- Indicar si la nueva web es para lanzar un nuevo producto o cambio de nueva imagen corporativa
- Si incluirá publicidad de terceros
- Alguna métrica cuantitativa, si la conoces, que te ayude a saber el logro de tus objetivos
- En caso de tienda, es importante indicar los tipos de pago aceptados
- Requisitos funcionales tu nueva web: esta sección debería incluir todas las funcionalidades imprescindibles en tu nueva web. Cuantos más detalles, más fácil será que te den un presupuesto detallado. Esta sección es distinta de la de los objetivos y la manera más fácil de describirla es mediante una propuesta de un mapa del sitio, si es posible. A continuación, puedes ir detallando cada apartado.
- Requisitos de diseño y aspecto de tu nueva web: qué aspectos de diseño quieres que se tengan en cuenta. Las agencias de diseño son las que más te pueden asesorar en este aspecto, pero está bien conocer cuales son las tendencias de diseño y tus temas preferidos. De nuevo, cuanta más información puedas dar sobre tus preferencias y gustos, mejor. Para ello recomendados:
- Proveer ejemplos de folletos, logos de la empresa y/o vídeos, que faciliten la creación o actualización de la imagen corporativa.
- Listar algunos ejemplos de webs que cumplan tus expectativas de diseño, navegación, y/o interacción con el usuario.
- Requisitos técnicos de tu nueva web: este es un aspecto muy amplio, pero como mínimo deberías cubrir los siguientes puntos:
- si ya se tiene el dominio,
- si se necesita un hosting,
- si estamos hablando de una web intranet/extranet o internet,
- si debería adaptarse específicamente a navegadores de sólo texto o de audio o a lectores braille o para personas con necesidades especiales,
- si tu nueva web es un e-commerce online, qué crecimiento de productos o referencias a corto y largo plazo esperas, ya que esta información será clave a la hora de decidir qué plataforma necesitas en tu web.
- Lista de deseos de tu nueva web: esta sección describe las funcionalidades, aspectos de diseño o técnicos opcionales que te gustaría que incluyera tu web, pero que dependerán del coste y tiempo de entrega. Hacer esta lista separada de los requisitos anteriores obligará a la agencia darte una información más detallada de los costes y tiempos de entrega.
- Web actual o antigua: si la nueva web va a ser el rediseño de una web que ya tienes, o incluso si tienes otras webs corporativas, vale la pena explicar honestamente qué cosas no te están funcionando o te gustaría cambiar o mejorar de tu web actual. Cuanto más específico mejor. Y no te preocupes, que no te van a juzgar sobre tu web actual.
- Indica qué problemas has detectado con tu web actual
- Indica qué contenido debe migrarse a la nueva web
- Presupuesto: en esta sección deberías definir cual es tu presupuesto incluyendo detalles sobre los pagos. El presupuesto también debería incluirse ya en la introducción. Tranquilo, más adelante te cuento por qué ser directo aquí es útil 😉
Cómo escribir la parte más complicada de la solicitud de la propuesta
Ahora que ya tienes clara la estructura del documento, es hora de empezar a escribir tu propuesta. Por supuesto, el nivel de detalle al que tienes que llegar depende de ti, pero cuanto más claro quede lo que realmente quieres, mejor.
Establecer los objetivos de tu nueva web
Es importante contestar a las siguientes preguntas: ¿cual es la cosa más importante que quieres que haga tu web? ¿educar e informar a clientes potenciales?, ¿vender productos?, ¿generar contactos a tu equipo de venta?, ¿proveer información y ser una fuente de referencia en tu industria? Es muy posible que no tengas un único objetivo, pero asegúrate de establecer prioridades. Elige primero el que es más importante y luego, añade el resto como secundarios, si es el caso.
Ejemplos
- Nuestro objetivo prioritario es generar listas de contactos interesados en nuestros productos para que contacte nuestro departamento de venta. Nuestros objetivo secundario es informar y educar a los potenciales clientes sobre nuestros servicios y proveerles de información útil.
- Nuestro objetivo prioritario es establecer una imagen de credibilidad a nuestros potenciales inversores. Nuestro objetivo secundario es facilitarles la manera de contactar con nosotros a través de la web o mediante perfiles en social media.
Sé honesto sobre tu web actual
Si tienes una web que necesitas rediseñar, evalúala de forma precisa y a conciencia. Decir sólo que quieres mejorar tu web, no es suficiente. Tienes que detallar por qué no está funcionando. ¿Encuentra la gente fácilmente la información que está buscando? ¿Estás obteniendo el tráfico y la conversión deseada en tu web? La estética debería mejorarse, pero nadie en tu empresa sabe cómo. ¿Estás suficientemente contento con el contenido? ¿Has tenido alguna queja sobre la web alguna vez? Aprovecha esta ocasión para reflexionar sobre todas aquellas cosas que te gustaría cambiar.
Ejemplos
- El diseño de la web es acorde con la imagen de la empresa, pero no cumple algunos de las tendencias más actuales de diseño.
- El contenido no es el que realmente le interesa a nuestra audiencia.
- Hay algunas páginas a las que nunca se accede.
- Tenemos más de un idioma y no hay coherencia entre los contenidos que hay en distintas lenguas.
- Los clientes se quejan de algún error cuando completan los pedidos. Esto nos ha provocado la perdida de algún cliente.
Define la funcionalidad principal y anota características opcionales
La distinción entre funcionalidades principales (las que para ti son críticas y obligatorias) y otras opcionales (que dependen del presupuesto) es muy importante. Esto evitará muchas confusiones sobre presupuestos y fechas de entrega.
Ejemplos
- Es básico que, desde cualquier dispositivo, se puedan localizar todas nuestras tiendas físicas y los servicios que se ofrecen en ellas. Opcionalmente, sería ideal que se tuviera un mapa interactivo con iconos personalizados y toda esa información.
- Necesitamos un blog en nuestra web para compartir novedades con nuestros lectores. Opcional: nos gustaría disponer de un centro de recursos que incluyera una biblioteca de vídeos y con una funcionalidad de búsqueda avanzada.
Sé claro y trasparente
No marees la perdiz. Todos somos conscientes de que conseguir que un negocio funcione no es fácil y los recursos de los que disponemos son limitados. Por eso mismo no hagas perder el tiempo a tus posibles proveedores. Cuanto más claro seas, más empatía conseguirás y más fácil será que consigas tus objetivos.
Ejemplos
- Sabemos que nuestra web no funciona. Pero sabemos exactamente los objetivos que queremos conseguir en nuestra nueva web y estamos invirtiendo en definir el perfil de nuestra audiencia y clientes.
- En estos momentos no tenemos presupuesto para un completo rediseño de la web y nuestra marca. Por ahora, necesitamos un diseño sencillo que nos permita publicar mucho contenido. Esperamos poder hacer el rediseño completo de nuestra imagen corporativa más adelante.
Comparte el presupuesto de tu proyecto
Sí, deberías incluir tu presupuesto en tu solicitud. Primero, ahorrarás tiempo y trabajo a todo aquel que no esté dispuesto a realizarte una web por tu presupuesto. Pero lo que es más importante es que para cada funcionalidad, la agencia ya investigará la manera de incorporarla con el presupuesto establecido. No tiene mucho sentido que una agencia te dé un presupuesto que incluya todo lo que quieres si no vas a poder asumirlo. Si eres sincero con tu presupuesto, la empresa intentará reducir costes para ajustarse a tus necesidades o te explicarán por qué no se puede conseguir lo que pides por esa cantidad. ¡La no-transparencia se acaba pagando caro!
Pero ¿cuánto cuesta el diseño de una web?. En la entrada Entonces… cuánto cuesta una web, de Joan Boluda, podrás ver algunos precios orientativos.
Nelio Forms
Un plugin de contacto fantástico que usa el editor de bloques. En su simplicidad está la potencia del plugin. Me encanta, es muy versátil y funciona de maravilla para mí.
Wajari Velasquez
Finalmente
Recuerda solicitar una propuesta de diseño web no es lo mismo que solicitar un presupuesto de diseño de web. Si lo único que buscas es el precio más barato y no quien te ofrezca el diseño de la mejor web, te recomiendo que no hagas perder el tiempo a las agencias.
Fotografías de Death to the Stock Photo (licencia)
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