Los principales gastos a los que deberás hacer frente si empiezas un negocio basado en WordPress

Publicada en Negocio.

Emprender un negocio propio es muy divertido y emocionante para todos aquellos que nos gusta buscar experiencias distintas en nuestra vida profesional. Y es que efectivamente pensar el nombre para tu empresa, definir qué vas a crear o vender, pensar cómo lo vas a hacer y soñar con lo que vas a conseguir añaden una gran chute de adrenalina a tu vida. Si además tu negocio va estar basado en WordPress, software libre y gratis, las cosas se vuelven aún más interesantes, ¿no crees?

Pero siento decirte que la cosa es un poco más complicadilla de lo que pueda parecer. Estas cosas divertidas son sólo una parte de todo lo que conlleva operar un negocio, y pronto descubres que hay otra parte de la que no puedes prescindir: los gastos. Y sí, por mucho que tu negocio se base en WordPress, también tendrás una parte (importante) de gastos. Aunque esta parte poco tiene de divertida, no dudes en ponerla sobre la mesa de discusión entre tus socios lo más pronto posible si no quieres que tu sueño acabe como el cuento de la lechera.

Ve sacando la calculadora y vamos a echar cuentas…

Veamos a continuación qué gastos tendremos que afrontar (en España):

Trámites iniciales

Antes de empezar un negocio, deberás definir qué forma jurídica va a tener tu negocio. Esto irá en función del capital del que dispones, si necesitarás préstamos u otras inversiones, la responsabilidad que querrás asumir y los beneficios que estimas obtener. Lo más habitual, aunque no son las únicas opciones, es optar por empezar como autónomo, o constituir una sociedad limitada, sociedad civil o sociedad cooperativa.

Aunque hay variaciones dependiendo de la forma jurídica que hayas elegido, los trámites principales que tendrás que hacer en caso de crear una sociedad limitada y que implican algún desembolso son los siguientes:

  1. Registrar el nombre de la empresa, pidiendo un certificado negativo de denominación social en el Registro Mercantil. Más que nada para asegurar que no existe ya otra empresa con el mismo nombre que el elegido.
  2. Abrir una cuenta bancaria a nombre de la empresa. Y sí, tendrás que incluir un capital mínimo inicial de 3.000 € (que también pueden ser bienes por ese valor).
  3. Redactar los Estatutos Sociales. Se deberán escribir el conjunto de normas que regirán la empresa. Seguramente, podrás encontrar algún modelo por internet pero mi recomendación es que te asesores por algún abogado para evitarte problemas en el futuro.
  4. Hacer la escritura pública de la constitución de tu empresa, yendo a un notario a que dé fe (previo pago).
  5. Tramitar en Hacienda. Es aquí donde tienes que obtener el Número de Identificación Fiscal (N.I.F.) provisional de la empresa, hacer el alta en el Impuesto de Actividades Económicas (I.A.E.) y hacer una declaración censal de IVA (Modelo 036).
  6. Inscribir en el Registro Mercantil. Necesitarás la escritura, el N.I.F. provisional y el certificado negativo de denominación social.
  7. Obtener el N.I.F. definitivo en Hacienda.
  8. Registrar tu marca (opcional) ante la Oficina de Marcas Comunitaria. Aunque no es estrictamente necesario para empezar un negocio, es muy recomendable para no encontrarte en el futuro que estás utilizando una marca de empresa registrada por otro negocio.

En nuestro caso, en que creamos una sociedad limitada y registramos la marca Nelio, todos los trámites junto con los gastos del asesoramiento recibido (abogados y gestoría) y sin incluir el capital desembolsado de constitución de la sociedad nos supuso un desembolso de unos 2.300 €.

Más Trámites

Pero aquí no se han acabado los gastos. El objetivo de constituir tu negocio seguramente es para realizar una actividad que te aportará eventualmente beneficios. La siguiente pregunta es: ¿quién se encarga de realizar la actividad?

En el momento en que quieras empezar a tener ingresos en tu empresa, deberás justificar que alguien está administrando y/o trabajando en misma. Así que lo más habitual es que alguno de los socios se de alta de autónomo y por lo tanto añádele los gastos de:

  • Cuota de autónomos: si inicialmente nadie se dedica a tiempo completo a la empresa y un de los socios sólo le dedica parte de su tiempo, posiblemente será suficiente con justificar que dicha persona paga la cuota de autónomos que le corresponde (unos 283,30€ al mes).
  • Cuota de autónomos societarios: es el caso en que ese socio ejerza funciones de dirección o gerencia, o ejerza como socio trabajador pero tiene al menos un 25% del capital y ejecute labores de dirección o gerencia, o tenga al menos un 33% del capital y trabaje en la empresa o no tenga participaciones pero conviva con uno de los socios con el 50% del capital. En este caso hablamos de una cuota de como mínimo 364,22€ al mes.

Posiblemente al principio, aunque seáis un equipo de socios, sólo será necesario dar de alta como autónomo a uno de los socios pero pronto cada socio tendrá que hacer frente a su cuota de autónomos si quiere cobrar algo de la sociedad.

Equipos y conexión a internet

Para crear cualquier tipo de negocio necesitarás para cada uno de los que trabajáis en el proyecto, un equipo mínimo de ordenador con pantalla, teclado, ratón, etc. y un móvil con el contrato que corresponda. Si ya los tenéis de antemano a nivel personal, no será un gasto inmediato para empezar a trabajar. Pero más adelante, a la que uno de vosotros necesite renovar el ordenador, lo lógico es que sea una inversión de la empresa y no personal del socio.

De la misma forma, necesitarás una conexión a internet. Seguramente si empezáis a trabajar desde casa, ya lo estáis pagando pero incluso en ese caso, parte del gasto debería estar considerado como gasto de empresa.

Web

Tu negocio va a tener una web y eso, básicamente, implica que necesitarás:

  • Buscar y comprar un nombre de dominio,
  • Buscar y comprar un proveedor de hosting,
  • Configurar (nombres de servidores, subir WordPress a tu servidor, creación de BD, etc),
  • Diseñar y crear páginas,
  • Buscar, instalar y configurar plugins (para copias de seguridad, SEO, formularios, multi-idioma, etc).

El coste de todo ello depende de si todas las tareas anteriores las contratas a un tercero o te encargas tú directamente de muchas de ellas. Para más detalles de lo que esto te puede suponer, te recomiendo que leas nuestra entrada: ¿Cuánto cuesta realmente crear una web? ¡Que no te tomen el pelo!

Otros servicios de software

Adicionalmente al coste de web, seguramente necesitarás otros servicios de software para la gestión y desarrollo de tu negocio. Por ejemplo, nosotros llevamos directamente la contabilidad con el programa de Ofipro.

Otros servicios de software que nosotros tenemos y quizá también puedas necesitar son servicios de cloud, de e-mailing o de gestión de pagos, entre otros. La ventaja que tienen la mayoría de estos servicios es que el importe a pagar va en función de tu volumen de negocio y, por lo tanto, no son gastos demasiado sustanciales al principio.

Oficina

No quieras correr en tener la oficina más lujosa de tu ciudad. Dudo que la necesites de entrada. Pero necesitarás un sitio mínimamente confortable para poder trabajar. Incluso aunque decidas que trabajas desde casa, asegúrate de tener el mobiliario adecuado para trabajar a gusto.

Nosotros cuando creamos Nelio y para intentar no gastar hasta que tuviéramos ingresos estuvimos poco más de medio año trabajando desde mi casa. Eso implicó que tras explicar en casa que dejaba mi trabajo de la universidad para crear una start-up, tuve que comentar a mi familia que habíamos decidido que mis queridos socios pasarían a formar parte de ella, con todo lo que eso conlleva… 😉

Esto, como te puedes imaginar, tiene una duración limitada y pronto necesitarás un despacho con un mínimo de mobiliario (mesas, sillas y alguna estantería), conexión a internet y servicios mínimos (limpieza, lugar dónde comer, etc). Dependiendo de tu presupuesto puedes optar por un espacio de co-working o alquilar una oficina con o sin muebles, servicios de mantenimiento, espacios comunes para comer…

En Barcelona, tenemos la suerte de que Barcelona Activa ofrece a start-ups espacios con acceso a salas para reuniones, espacio común para comer, servicio de conserjería y mensajería a precios muy asequibles y muy por debajo de mercado. Eso sí, al tratarse de oficinas sin mobiliario, el día de ir a IKEA y luego montar los muebles no nos lo quitó nadie. Pero esto supongo que forma parte del encanto de crear una start-up, ¿no?

La nueva oficina de Nelio. Foto sacada mientras escribo esta entrada.
Foto tomada por Antonio de la oficina de Nelio.

Otros gastos

A partir de aquí, creo que los principales gastos iniciales ya los tienes cubiertos. Añádele otros gastos menores como el seguro de responsabilidad civil, las garrafas de agua que nos traen a la oficina, el coste de desplazarte de casa al lugar del trabajo… ¡Madre mía!

¿Y cuándo dices que se empieza a cobrar?

Imagen destacada de Imelda en Unsplash.

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