Crea una guía de estilo útil para tu equipo de autores

Todos escribimos con nuestro estilo propio. No es lo mismo leer una entrada de mis compañeros David y Ruth que leer una entrada mía. El estilo de cada autor tiene variaciones inevitables, cada una con su encanto individual ?. Aún así, cuando hay más de dos manos escribiendo en un blog suele ser una buena idea ponerse de acuerdo en ciertos aspectos para que la experiencia de los lectores sea consistente. Esto lo consigues gracias a tener una guía de estilo definida.

Una guía de estilo para tus contenidos es un documento que describe las expectativas y los estándares de tu organización que cada contenido de tu blog ha de cumplir. La guía debe describir todo, desde la gramática y la ortografía hasta los elementos de diseño, como el uso adecuado de los encabezados y la elección correcta de imágenes.

Imagínate que David escribiera entradas de sólo 300 palabras con lenguaje de la calle y hasta arriba de gifs animados (créeme, es capaz de hacerlo ?), Ruth escribiera entradas de 1.000 palabras sin ninguna imagen y yo escribiera entradas de 5.000 palabras con lenguaje súper formal. Sería una locura tener esta diferencia de estilos en un mismo blog. Quizás en alguna web tenga sentido, pero esta claro que no es así en la nuestra.

Independientemente del autor que escribe el contenido, debemos intentar que la experiencia al leerlo sea lo más consistente posible para asociar este tipo de contenidos con la marca de nuestra organización. Es por esto que las guías de estilo son de gran utilidad, ya que unifican los criterios a seguir, pero también dan cierto margen creativo para que todos sigamos sintiéndonos cómodos al escribir.

Una guía de estilo debería responder como mínimo a las siguientes preguntas:

• ¿En qué tono y estilo se escriben los contenidos?
• ¿Cómo se organiza y que formato se le da al contenido?
• ¿Cuándo está listo el contenido para ser publicado?
• ¿Qué contenidos multimedia se pueden incluir en el texto y cómo?
• ¿A qué audiencia nos dirigimos?

Parece obvio, pero cada autor puede tener a priori su propia respuesta a no ser que se hable y se establezca todo esto en la guía de estilo.

Aspectos a incluir en tu guía de estilo

Ahora que ya sabes lo que es una guía de estilo, veamos los apartados que puedes incluir en la tuya. A medida que vas leyendo cada nueva sección puedes ir pensando en cómo la definirías para tu propio blog. De este modo al finalizar esta entrada seguro que tienes ideas para crear tu guía de estilo sin problemas.

Proceso editorial a seguir

Lo primero que debería incluir tu guía de estilo es una descripción del proceso por el que pasarán tus contenidos desde que se crean hasta que se publican. No hace falta que sea una explicación súper detallada, pero tener esto claro ayudará a los nuevos autores de tu blog a entender los tiempos y las fases de tu proceso editorial.

En nuestro caso, este proceso sería tal que así:

1. Se decide la idea sobre la que queremos escribir y se añade en el calendario editorial, asignándole una fecha de publicación y un autor. Y sí, lo hacemos con Nelio Content, nuestro plugin para WordPress.
2. El autor escribe la entrada y se asegura de que está completa gracias al control de calidad de Nelio Content.
3. El autor hace una relectura del contenido y marca las frases que cree que son interesantes para publicar en redes sociales.
4. El autor incluye en las notificaciones a un revisor y marca la entrada como pendiente de revisar.
5. El revisor se encarga de revisar la entrada, generar los mensajes sociales automáticos de promoción una vez hecho esto (si no los creó ya el autor original), y marcar la entrada como planificada para ser publicada en la fecha establecida.

Voz, tiempo verbal y punto de vista

La forma de expresarse en la escritura es algo muy relevante y que deberías cuidar en tus contenidos. Hablemos de la voz, el tiempo verbal y el punto de vista…

Cuando nos referimos a la voz hacemos la distinción entre voz activa y voz pasiva. Tranquilo, no hace falta que desempolves tus libros de primaria, aquí tienes un ejemplo:

• Voz activa: Nelio Content crea mensajes sociales automáticos para promocionar tus contenidos.
• Voz pasiva: Los mensajes sociales automáticos para promocionar tus contenidos son creados por Nelio Content.

En general, la voz activa es mucho más directa y simple de entender por el lector. Y suele usar menos palabras para expresar lo que queremos. La voz pasiva, en contra, utiliza una construcción indirecta para lo mismo y suele ser más difícil de entender. Por tanto, habitualmente usaremos voz activa siempre que sea posible en nuestros contenidos para ayudar a la comprensión del lector.

Por otro lado, podemos escribir contenidos en presente, pasado o futuro. El tiempo verbal escogido dará a entender al lector si lo que explicas es actual, ya pasó o está por venir. Habitualmente utilizamos el presente a no ser que estemos hablando sobre algo que ocurrirá en el futuro o que ya ha sucedido. A veces como escritor es difícil caer en la cuenta de que estamos utilizando un tiempo verbal inadecuado.

Por último, cuando escribimos podemos ir cambiando el punto de vista. Utilizaremos la primera persona para referirnos a nosotros mismos, la segunda persona para dirigirnos al lector, y la tercera persona para referirnos a otra persona, lugar o idea.

Si sigues el sentido común al escribir, seguramente no tengas que preocuparte de esto demasiado, ya que te saldrá de forma natural. De todas formas, revisa sobretodo que no uses demasiado la voz pasiva para simplificar tu contenido.

Nelio Content

Estoy tan contento con Nelio Content que parece que me hayan pagado para hablar bién de él… pero es que también a ti te encantará: funciona como prometen, la programación automática de mensajes es increíble, la calidad/precio no tiene parangón y su equipo de soporte se siente como si fueran parte del tuyo.

Panozk

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Audiencia

Lo hemos dicho mucho en nuestros artículos. No es lo mismo en un blog dirigirte a adolescentes fans del reguetón que a «jóvenes» entusiastas de Julio Iglesias y Camilo Sexto. Es importante conocer cómo es la audiencia de tu blog para así establecer cómo te diriges a esta.

Es importante asegurarte de que estás creando el contenido adecuado para la audiencia correcta. Y es posible que tú ya sepas a quién te diriges, pero la pregunta es: ¿lo saben tus otros autores?

Tus escritores necesitan saber para quién están escribiendo. Gracias a la guía de estilo, si tienen una idea en la cabeza de con quién están interactuando (los «reader persona» de tu audiencia), tus escritores pueden anticipar las preguntas que estos podrían tener y ser capaces de responderlas en tu contenido.

Formatos

¿Permites formatear texto en tus contenidos? Si es así, deberías dejar claro en tu guía de estilo qué está permitido y qué no.

Asumiendo que no vas a permitir añadir colores en el texto (por favor, no lo hagas, los daltónicos te lo agradeceremos), te queda el resaltado a través de negrita y cursiva. Evita los subrayados, ya que se confunden con enlaces.

Ahora la cuestión es cuándo permites negrita y cuándo cursiva. En principio ambos son recursos de formato para enfatizar fragmentos del texto. Puedes considerarlos iguales e indistinguibles, pero nosotros por lo menos los solemos diferenciar claramente. En la mayoría de ocasiones utilizamos la negrita para resaltar contenido relevante y la cursiva para marcar anglicismos o palabras técnicas que el lector puede desconocer.

Tú puedes decidir usar los formatos de forma totalmente diferente, pero asegúrate de dejarlo claro en la guía de estilo para que tus autores sean conscientes de ello.

Uso de encabezados

Los encabezados nos ayudan a dividir nuestro contenido en secciones y subsecciones para así hacerlo más sencillo de leer. Debes indicar a tus autores qué encabezados permites y cómo deben usarse describiéndolo en la guía de estilo.

En WordPress el título del artículo utilizará el encabezado de primer nivel (H1), así que usaremos encabezados a partir del segundo nivel (H2, H3, H4, …) dentro del contenido. En mi experiencia, suele ser útil utilizar un máximo de tres niveles dentro del texto (H2, luego H3 y si fuera necesario añadir H4 al final), o por lo contrario el lector acabará perdiéndose.

Hiperenlaces

Definir los enlaces dentro del contenido correctamente puede hacer que tus lectores hagan o no clic e incluso afectar al SEO de tu web. En general, en tu guía de estilo deberías indicar que no suele ser bueno enlazar frases enteras (a no ser que sean muy cortas), ya que es excesivo. Además, el texto del enlace debería ser suficiente para entender qué vamos a encontrar cuando hagamos clic en el mismo y tener sentido por sí mismo. Y, por supuesto, evita el clickbait.

Y recuerda añadir enlaces en el contenido a fuentes de tu propio blog además de a fuentes externas. Crear un buen enlazado te será muy útil en tus contenidos.

Multimedia

Llegamos a un punto clave en la guía de estilo de contenidos de cualquier web. Tenemos que dejar claro qué elementos visuales permitimos y bajo qué condiciones.

En nuestro caso particular, nosotros permitimos utilizar gifs animados e imágenes siempre y cuando estos vengan de fuentes de uso libre. Además, siempre que sea posible hay que poner un enlace a la referencia original del archivo o al autor.

En cuanto a imágenes, el tamaño máximo para subirlas a la biblioteca de medios de WordPress es de 250KB. Lo tenemos limitado tal y como te explicamos en una entrada anterior. Y para las imágenes destacadas utilizamos prácticamente siempre Unsplash como fuente. Cogemos la imagen que nos gusta y que tiene relación con el contenido que hemos escrito o vamos a escribir y la redimensionamos para que ocupe un máximo de 1.200 píxeles de ancho. Luego la comprimimos para reducir su tamaño sin perder calidad. También es importante rellenar el texto alternativo (atributo alt de la imagen) y descripción ya que ayudan al SEO y sirven de explicación para los lectores.

Por otro lado, permitimos también subir vídeos si es necesario, aunque intentamos reducir su tamaño al máximo para evitar problemas de rendimiento. Es complicado reducir sin perder calidad, y por esto no es un recurso que usemos demasiado.

Por último, evitamos el hotlinking de imágenes. Algo que seguro que también deberías incluir en tu guía de estilo como norma, ya que está feo hacerlo.

Meta-información

En WordPress cuando estamos escribiendo una entrada es posible que tengamos habilitadas cajas para incluir meta-información. ¿Saben tus autores si tienen que rellenarlas y cómo hacerlo?

Con esto me refiero a que seguramente tengas algún plugin para mejorar el SEO o hacer promoción del contenido en redes sociales que añade estas cajas y que deberemos rellenar antes de publicar el contenido para tenerlo completo. Si no estableces unas directrices que indiquen cómo ha de hacerse en tu guía de estilo, lo normal es que tus autores no rellenen esa información.

Por tanto, deberías tener esto controlado a fin de asegurar que la calidad final del contenido es completa e incluye todo lo que esperas. No cuesta prácticamente nada y te va a ser muy útil explicar cómo funcionan estas cajas en tu guía de estilo.

Ejemplos de guías de estilo públicas de webs relevantes

Siempre es más fácil entender algo cuando ves un ejemplo. Pues aquí te dejo siete guías de estilo de siete webs que seguramente conozcas. Cada una es diferente, pero seguro que te son útiles para crear la tuya:

• MailChimp
• Drupal
• GitHub
• OpenTable
• National Geographic
• BuzzFeed
• Envato

Ahora que has leído esta entrada deberías ser capaz de crear tu propia guía de estilo sin problemas. Una vez la tengas, revísala con el resto del equipo y poneos de acuerdo para aplicarla. Sobretodo es importante que los revisores del contenido tengan en cuenta los aspectos descritos en la guía para así asegurar que la calidad final de los contenidos cumple con lo establecido.

Y recuerda que si crees que nos hemos dejado algo, tienes los comentarios a tu disposición para hacérnoslo saber.

Imagen destacada de rawpixel vía Unsplash.