Cómo organizar y archivar los documentos en tu startup

Cuando creas una startup, te recomiendan que tengas un equipo bien equilibrado para aumentar las probabilidades de triunfar.

Quizá no es nuestro caso, ya que todos los socios somos Doctores en Ingeniería Informática, pero pactamos desde el principio los diferentes roles que asumiríamos cada uno de nosotros. Y aunque no recuerdo mostrar un gran entusiasmo sobre este tema, me tocó asumir el rol de llevar todo el papeleo legal y la gestión de la empresa.

Está claro que desde el primer día que creas una startup no puedes ser experto en todo lo que comporta tener una empresa, y que muchas de las cosas las vas a ir aprendiendo por necesidad sobre la marcha. Rápidamente tiras de tu querido Google para que te instruya en cómo dar el siguiente paso, y si lo ves necesario y puedes permitírtelo, buscas el asesoramiento de profesionales externos.

Para todo lo relacionado con aspectos legales, la creación de la sociedad, el pacto de socios, registro de marca, términos y condiciones de nuestros servicios, etc., buscamos el soporte de un equipo de abogados. Nosotros no teníamos ni idea de cómo funcionaban la mayoría de estos temas y en nuestro caso teníamos los contactos que nos ayudaron en todo este proceso.

En cuanto a la contabilidad de la empresa, en nuestro caso es especialmente sencilla. Por tanto, la podemos manejar nosotros. Aún así, contamos con una gestoría que nos supervisa y da soporte a la contabilidad y presentación de los impuestos trimestrales y anuales en la Agencia Tributaria.

Pues bien, aunque pueda parecer una tontería, uno de los problemas con los que me encontraba al principio era cómo tenía que organizar y archivar toda la documentación de la empresa.

Y digo que debe ser una tontería porque recuerdo encontrar un montón de entradas en Internet explicando los trámites legales a realizar para crear una empresa, pero no hay casi nada de información sobre cómo organizar y archivar la documentación de la misma.

Y como me parece un tema de sentido común, tampoco me he atrevido nunca a preguntarlo. Ya sabes, por aquello de no quedar con cara de tonta…

Menos mal que encontré el artículo de Gábilos en el que explican cómo organizar el archivo de los documentos en una empresa, que me sirvió como pauta inicial.

Si alguna vez también te has planteado cómo organizar toda la documentación de tu startup, te comentaré a continuación cómo lo hacemos nosotros, por si te puede ser útil.

¡Ojo! Aquí sólo haré referencia a la información sobre aspectos administrativos, contables o de gestión.

A tener en cuenta

Plazos de conservación

Antes de nada has de conocer qué marca la ley de tu país sobre la información que has de guardar de tu empresa y durante cuánto tiempo. Resumiendo, en España vemos que nuestra obligación es:

• Documentación contable: los Libros de Comercio (Libro Diario, Libro de Inventario y Cuentas Anuales incluyendo Balance, cuenta de Pérdidas y Ganancias, Memoria  e Informe de Gestión), los Informes de auditoría y los informes del administrador o Consejo de Administración  han de guardarse durante toda la vida de la sociedad y hasta mínimo 6 años después del último registro en los libros.
• Documentación laboral: para contratos de trabajo y otra documentación laboral, el mínimo es de 3 años y la recomendación es de 10 años. Para la documentación en materia de Seguridad Social el mínimo es plazo de prescripción (4 años) y la recomendación es de 10 años. Y en materia de prevención de riesgos laborales el mínimo recomendable es 6 años.
• Documentación fiscal y tributaria: para todos los documentos que justifican los impuestos declarados (contratos, facturas, recibos, albaranes…) y todo tipo de declaraciones fiscales, el mínimo es también el plazo de prescripción (4 años) y la recomendación es 10 años.
• Documentación comercial: para facturas emitidas, contratos con comerciantes, con proveedores, con particulares, inmobiliarios, con bancos, etc., el mínimo es el plazo de prescripción tras su finalización (5 años, aunque antes solía ser 15 años) y  la recomendación es guardarlo durante más años.
• Documentación societaria: para escrituras de constitución y Estatutos sociales, de elevación de acuerdos sociales, de compraventa de participaciones, de compraventa de activos, de acciones, de disolución, etc., Libros de Actas de Juntas Generales y del Consejo de Administración, Libro de Registro de Socios, otros Libros, y otro tipo de documentación societaria, se recomienda toda la vida de la sociedad y mínimo seis años después de su disolución.

El detalle lo puedes encontrar actualizado en Noticias Jurídicas.

La primera vez que leí estos plazos al crear la startup, momento en que no tenía ni idea de si la empresa iba a estar en pié al cabo de un año, pensé que mejor sería que no lo vieran mis socios. Seguro que les hubiera entrado el pánico escénico de encontrarse ante un compromiso del tipo «hasta que la muerte nos separe» ?.

Bromas aparte, y para curarnos en salud, la conclusión fue que mientras podamos, vamos a guardar toda la documentación empresarial de por vida. Así nos quedamos más tranquilos sabiendo que si un día nos piden cualquier documento, guardado está.

Formato: documento electrónico vs documento en papel

El siguiente punto a tener en cuenta hace referencia al formato en el que has de guardar la información. En Nelio, si por nosotros fuera, no tendríamos ni un sólo papel. Los archivos digitales nos permiten guardar la información de forma estructurada; ahorramos espacio físico, material y recursos; somos mucho más eficientes buscando cualquier documento ya que podemos acceder a él desde cualquier sitio y en cualquier momento; y por supuesto, nos gusta ser una empresa respetuosa con el medio ambiente.

Pero dicho esto, has de conocer la obligatoriedad que tienes, desde el punto de vista legal, de guardar documentación en papel.

Por lo que respecta a las facturas, el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se regulan las obligaciones de facturación, establece que no hay ninguna obligación de archivar en papel las facturas emitidas o recibidas electrónicamente, ya sea vía EDI o correo electrónico.

¿Y las facturas recibidas o enviadas en papel?

En el caso de las enviadas en papel, tampoco hace falta guardarlas ya que al tratarse de archivos producidos por nuestro propio sistema informático, bastará con que podamos generarlos de nuevo a petición de un inspector.

Pero si te quieres deshacer de las facturas recibidas en papel, deberías utilizar un software de digitalización certificado por la Agencia Tributaria para garantizar al inspector que la copia digital que está viendo es idéntica al original.

En nuestro caso, dónde recibimos muy pocos documentos en papel, nos parece exagerado complicarnos la vida utilizando un software de digitalización certificado.

Nuestro criterio sobre el formato en el que almacenamos la documentación es el siguiente:

• Todo documento cuyo original está en papel (escrituras, facturas en papel, etc.) lo guardamos en papel. Pero previamente lo escaneamos para también tenerlo más rápidamente a mano si lo necesitamos para algo.
• Todo documento que recibimos de forma electrónica o lo podemos generar automáticamente desde nuestros sistemas, lo guardamos sólo digitalmente. No realizamos copias ni impresiones en papel innecesarias.

Organización de la documentación en papel

Como ya te he comentado, no imprimimos nada que ya tenemos archivado en formato electrónico. Pero aún así, los papeles tales como originales de las escrituras, de las facturas o cualquier otro documento que recibimos en papel, los guardamos en archivadores.

Los papeles los guardamos en archivadores, qué sorpresa, ¿verdad?

Tenemos las siguientes carpetas:

• Carpeta de documentación societaria: en esta carpeta ordenado cronológicamente tenemos por un lado las Escrituras de constitución, de acuerdos sociales, de otorgamiento de poderes y de compraventa de participaciones. Separado, también tenemos las actas de las reuniones de socios y el Libro de Registro de Socios. Finalmente, hay otro apartado con otra información variada como el registro de la marca, etc.
• Carpetas de documentación comercial: también ordenado cronológicamente y separado por años, tenemos las facturas recibidas en papel (alquiler local, de proveedores, y casi nada más), y algún que otro contrato firmado en papel.

Y ya está, no tenemos más carpetas, ya que el resto lo tenemos todo organizado digitalmente.

Organización de la documentación digital

Como ya he comentado, toda la documentación de la empresa (incluso aquella que recibimos en papel, la cual escaneamos) la guardamos en formato digital.

Y, ¿dónde y cómo la tenemos organizada?

Actualmente la tenemos almacenada en una carpeta de Google Drive a la que hemos nombrado Gestión y Administración y es compartida entre los socios. Evidentemente podría haber sido en un servidor propio o en Dropbox o donde quieras, pero en nuestro caso, la tenemos en Google Drive.

Y las subcarpetas de Gestión y Administración son las siguientes:

Societario

Esta carpeta contiene a su vez las siguientes subcarpetas:

• Constitución sociedad
• Pactos de socios
• Libro Registro de Socios y Acciones Nominativas
• Acta Junta General Año 20XX (una carpeta distinta para cada año).

Creo que no hace falta añadir qué documentación se incluye en cada subcarpeta.

Contabilidad

Como ya he comentado, la contabilidad de nuestra empresa es muy sencilla. La gestiono yo directamente con el programa Ofipro y una vez al trimestre me reúno con la profesional de una gestoría que realiza la supervisión.

Todos los libros e informes contables se pueden generar en todo momento desde la aplicación. Pero por comodidad y para que todos los socios tengan la información más accesible, los libros e informes los guardamos en esta carpeta.

En esta carpeta guardo, por un lado, un documento con mis notas sobre cómo hay que hacer la contabilidad y otro con las preguntas a hacer a la gestoría en la siguiente reunión. Luego, hay una subcarpeta para cada año:

• Año 20XX: incluye los Diarios (Apertura, Cierre, Mensual) y las cuentas anuales (Balance de Situación, Pérdidas y Ganancias, Sumas y Saldos, Mayor, Comprobación, Memoria e Informe de Gestión).

Comercial

En esta carpeta tenemos las siguientes subcarpetas:

• Contratos con proveedores: incluye copias de los contratos con todos los proveedores. Cuando éstos implican más de un documento, tenemos una subcarpeta para ese proveedor.
• Contratos con clientes: copia de nuestros Términos y Condiciones.
• Año 20XX: una subcarpeta por año en la que a su vez tenemos tres subcarpetas: Facturas emitidas, Facturas recibidas, y Operaciones bancarias.

Impuestos – Agencia Tributaria

En esta carpeta guardamos toda la información de los documentos que se han presentado a la Agencia Tributaria.

Volvemos a tener una subcarpeta por año, Año 20XX, que a su vez incluye las siguientes subcarpetas:

• 20XX IVAs (Mod. 303 y 390)
• 20XX IRPFs (Mod. 111 y 190)
• 20XX Ops. con terceros (Mod. 347)
• 20XX Ops. Intracomunitarias (Mod. 349)
• 20XX Impuesto de Sociedades (Mod. 200)
• 20XX Declaraciones censales (Mod. 036)

En cada subcarpeta hay copia de los documentos correspondientes en PDF que se han presentado a hacienda.

Laboral

Actualmente el equipo de Nelio lo formamos los tres socios co-fundadores, David, Toni y yo misma. Tenemos la misma participación (33,3%) y somos los tres Administradores Solidarios. Desde el punto de vista laboral, nos corresponde estar en el Régimen de Autónomos Societarios. Y no tenemos a nadie en Régimen General, con la complejidad de nóminas que eso comporta.

Por lo tanto, en la carpeta Laboral tenemos los documentos de alta en el régimen especial de autónomos de cada uno de los socios y copias de nuestros DNIs.

Adicionalmente tenemos, para cada año, una subcarpeta Año 20XX donde guardamos los Certificado de ingresos y retenciones (con la misma información presentada en el Modelo 190) de cada uno de los socios.

Está claro que en cuanto tengamos trabajadores en Régimen General, esta carpeta será bastante más compleja.

Marca – Propiedad Intelectual

En esta carpeta tenemos toda la documentación correspondiente a la solicitud y registro de la marca Nelio.

Y también guardamos información sobre los dominios de la empresa.

AEPD

Y en esta carpeta tenemos los documentos presentados y el registro en la Agencia Española de Protección de Datos sobre la titularidad de los ficheros de carácter personal. También incluye el Documento de Seguridad para ficheros automatizados de datos de carácter personal con nivel de seguridad básico de Nelio y una copia de nuestra  Política de Privacidad y Cookies.

Y bueno, hasta aquí puedes ver cómo nos organizamos en lo que respecta a «papeleo legal». Falta añadir también la organización de toda la documentación relacionada con el desarrollo de tu producto, su comercialización y venta, etc.

Así que ya ves, por muy sencilla que sea la gestión de tu startup, no te ahorras el tener un mínimo de orden con todos los papeleos para saber dónde estás y no volverte loco en el futuro.

Por supuesto, cualquier comentario o sugerencia sobre este tema, será muy bienvenido.

Imagen destacada de Samuel Zeller.