Cómo nos hemos adaptado al trabajo en remoto

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Sin duda, 2020 está siendo un año bastante convulso. A no ser que hayas estado viviendo en una cueva o en una isla aislada del mundo, ya sabrás que la pandemia global del coronavirus paró el planeta. Pero que la gente se tuviera que confinar en casa no quiere decir que en muchos casos pudieran dejar de trabajar. De ahí que la mayoría de empresas optaran por adaptarse al trabajo en remoto. Y esto, no siempre es sencillo.

Vivimos en una sociedad centrada en el presencialismo, en desplazarse al puesto de trabajo por la mañana y volver a casa para dormir. Cambiar este sistema de un día para otro puede parecer impensable. Pero está claro que si la pandemia ha ayudado a algo es a propiciar el contacto virtual (por que el otro estaba prohibido o muy restringido, claro).

La nueva oficina de Nelio. Foto sacada mientras escribo esta entrada.
La oficina de Nelio. Foto sacada antes de la pandemia.

La educación ha seguido adelante con sus más y sus menos a través de clases por Internet, incluso realizándose exámenes online. Hemos mantenido el contacto con nuestros allegados a través de múltiples aplicaciones de videollamada. Y lo mismo ha sucedido con aquellos trabajos quizás erróneamente llamados «no esenciales» (ya me dirás si para un trabajador que ha de pagar los gastos de su hogar, su trabajo no es esencial…).

En cualquier caso, todos nos hemos tenido que adaptar a unas circunstancias especiales. Y cada uno lo ha hecho lo mejor que ha podido o sabido. Por eso hoy te voy a explicar cómo nos hemos adaptado nosotros en Nelio al trabajo en remoto.

El trabajo en remoto en Nelio

Sin ser plenamente conscientes de ello, en Nelio estábamos preparados para trabajar en remoto desde los inicios. Al ser una empresa de desarrollo de software donde todo lo hacemos online, pasar de trabajar en una oficina central a trabajar cada uno de nosotros en nuestras casas ha supuesto poca diferencia. Sin embargo, hay que tener en cuenta varios aspectos que cabe destacar.

Hay muchos ámbitos que se ven afectados al trabajar en remoto, pero nos vamos a centrar en los tres principales para Nelio: la comunicación entre nosotros, el desarrollo de productos y el soporte a usuarios. Veamos como hemos gestionado cada uno en detalle.

Comunicación

Para la comunicación entre nosotros utilizamos Google Hangouts, tanto a nivel chat como videollamada. En horario laboral nos comunicamos por este medio de forma síncrona. Cada vez que alguien necesita algo de los otros, envía un mensaje y se discute en el chat grupal, o bien por parejas en caso de que sólo concierna a otro.

Si la discusión puede terminarse antes hablando, hacemos una videollamada sin cámara también con Google Hangouts para solucionarlo. Lo bueno de Google Hangouts es que te permite compartir la pantalla con los demás, algo muy útil cuando quieres discutir un fragmento de código o el diseño de una funcionalidad específica. Que todos veamos lo mismo ayuda un montón.

Cada día empezamos dándonos los buenos días por Google Hangouts 😄
Cada día empezamos dándonos los buenos días por Google Hangouts 😄

Además de esto, hacemos reuniones de seguimiento semanales o quincenales, dependiendo de la cantidad de temas que haya que discutir, y mantenemos un seguimiento de las notas de la reunión utilizando documentos de Google Drive, que todos podemos editar a la vez.

Para la comunicación asíncrona tenemos una cuenta compartida de Google Apps con las cuentas de correo electrónico de Nelio. De este modo todos vemos los correos que nos llegan a todos. Así, si hay algo urgente pero otra persona no está disponible en ese momento, cualquiera de nosotros puede responder.

Por otro lado, para la gestión y asignación de tareas usamos Trello, una aplicación de tableros en la que hemos montado un sistema GTD muy básico pero que nos sirve para ver qué está haciendo cada uno y que tareas hay pendientes de hacer.

Es cierto que esta forma de funcionar es algo que nos sirve a nosotros ya que los tres tenemos el mismo nivel de responsabilidad en la empresa. El día que tengamos que incorporar a más personas, ya estudiaremos cómo cambiarlo.

Desarrollo

Gran parte de nuestro trabajo diario es desarrollar plugins para WordPress y evolucionar los que ya tenemos a la venta. Mantenemos nuestro código en repositorios Git privados en Bitbucket. ¿Por qué Bitbucket y no GitHub? Pues porque cuando empezamos sólo Bitbucket permitía tener repositorios privados ilimitados.

Vista de nuestro Bitbucket con la lista de nuestros repositorios de código compartido.
Vista de nuestro Bitbucket con la lista de nuestros repositorios de código compartido.

Si estás desarrollando código entre varias personas, tener un repositorio centralizado en el que ir subiendo los nuevos aportes es lo mejor que puedes hacer. Incluso si eres un único desarrollador, vale la pena tener el repositorio a modo de copia de seguridad externa. Además, te permite ir siguiendo los cambios que se van haciendo, crear nuevas ramas de trabajo o volver a un punto temporal anterior.

Además de esto, los proyectos en Bitbucket permiten disponer de un sistema de issues, donde podemos ir listando tareas pendientes, bugs a corregir o mejoras futuras para hacer. De este modo, combinando estos issues de desarrollo con Trello tenemos una forma clara de ir asignando tareas y completándolas.

Por otro lado, nuestros plugins premium hacen uso de servidores en la nube para funcionar. El echo de no tener estos servidores en la oficina ayuda muchísimo a que el trabajo en remoto sea más fácil. Utilizamos tanto Google Cloud como Amazon Web Services. Por tanto, mientras el planeta siga girando no debemos preocuparnos de la disponibilidad de nuestros servidores. Si cae Google y Amazon será que la pandemia ha pasado a Apocalipsis y, en tal caso, poco nos importará ya nuestro código en la nube.

Soporte

Para la comunicación y la ayuda a nuestros usuarios utilizamos Freshdesk, un sistema de tiques de soporte que va bastante bien. Cada vez que un usuario nos contacta a través de los formularios de nuestra web o mediante alguna dirección de correo específica, se crea automáticamente un nuevo tique de soporte en Freshdesk.

Dependiendo de la cuestión específica que se indique en el tique lo contestará David, Ruth, o yo. Esta es una buena manera de mantener una comunicación asíncrona con los usuarios lo más ordenada posible. Además, para cada tique puedes ver el estado en el que se encuentra, cuando fue la última vez que se contestó, etc.

Intentamos siempre mantener el sistema de tiques sin tiques pendientes de respuesta.
Intentamos siempre mantener el sistema de tiques sin tiques pendientes de respuesta.

Además de Freshdesk, también solemos recibir peticiones de ayuda a través de los comentarios de nuestra web o a través de nuestras redes sociales. En estos casos, si la cuestión se puede solucionar rápidamente, respondemos a través del mismo canal por el que recibimos la petición de ayuda. En caso contrario creamos nosotros mismos el tique de forma manual en Freshdesk y llevamos la comunicación por ahí de forma privada (muy útil cuando nos tienen que pasar información sensible sobre una web o similar).

La nueva normalidad está aquí para quedarse

La pandemia global no es algo que aparentemente vaya a durar cuatro días. Por este motivo, el trabajo en remoto está cogiendo un nuevo impulso y se está incluso regulando legalmente en muchos países donde todavía no lo estaba.

Nosotros no hemos tenido demasiados problemas para adaptarnos a trabajar en remoto todo el tiempo. Estábamos preparados mucho antes de que llegara la pandemia para trabajar de este modo sin demasiadas alteraciones. Pero claro, somos informáticos…

Visión típica tópica de lo que hacemos los informáticos a diario...
Visión típica tópica de lo que hacemos los informáticos a diario…

Adaptarse al trabajo en remoto puede ser tan fácil o difícil como quieras. Si tu trabajo no precisa de maquinaria o elaboraciones dónde estar presente es obligatorio, trabajar en remoto puede ser una opción interesante para ayudar a la tan deseada conciliación familiar y a reducir las emisiones debidas a la movilidad en las ciudades. Sin embargo, este modo de trabajar requiere de una auto-disciplina que a muchos les costará encontrar.

Si tienes la opción de trabajar en remoto, te animo a que lo pruebes. Es la única manera de ver si te adaptas bien o si no es para ti. Y no te olvides de contarnos tu experiencia. ¿Prefieres ir a la oficina o funcionas mejor trabajando desde tu casa?

Imagen destacada de Chris Montgomery en Unsplash.

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